Hoe OneNote te gebruiken Een beginnershandleiding

Van de vele dingen waar we onze computers voor gebruiken, vereisen velen dat we werken met een breed scala aan digitale informatie, variërend van notities en audioknipsels tot opgeslagen webpagina's. En vaker wel dan niet, kan (en zal) het organiseren van dit spervuur ​​van inhoud een beetje omslachtig worden.

Dit is waar toepassingen voor het maken van notities, zoals de buitengewoon indrukwekkende Microsoft OneNote, in het spel komen. Meer weten? Lees verder om erachter te komen hoe u OneNote gebruikt en hoe u hiermee uw digitale workflow beter kunt beheren.

Wat is OneNote? En waarom u het zou moeten gebruiken?

In de meest elementaire termen kan OneNote eenvoudig een toepassing voor het maken van digitale notities worden genoemd. Maar die definitie doet er nauwelijks recht aan, gezien de uitgebreide reeks krachtige functies die het hanteert. Een notitie helpt u bij het verzamelen van vrijwel alle soorten digitale informatie (bijv. tekst, afbeeldingen, bestanden, audio- en videoclips, tekeningen, opgeslagen webpagina's), en deze efficiënt te beheren en te ordenen. Niet alleen dat, met OneNote kunt u de inhoud met anderen delen en eraan samenwerken, waardoor het een essentiële productiviteitstool wordt.

Dus of je nu een student bent die betere aantekeningen wil maken tijdens de les, of een auteur die op zoek is naar ideeën over je volgende roman / column, of zo ongeveer iemand bent die veel digitale informatie heeft om mee om te gaan, je zou OneNote moeten gebruiken..

Opmerking: Hoewel OneNote beschikbaar is op verschillende platforms, is de desktoptoepassing misschien wel de meest veelzijdige. Om deze reden is dit artikel gebaseerd op de desktopversie van OneNote zelf.

Basis structuur

Er zijn veel dingen die OneNote waarschijnlijk de meest veelzijdige software voor het maken van notities maken. En een daarvan is dat het is gemodelleerd naar een echte fysieke notebook, of beter gezegd, een verzameling notebooks.

Dat is juist! OneNote is fundamenteel onderverdeeld in primaire componenten, genaamd Notebooks, en elke notebook bestaat verder uit individueel hanteerbare, kleurgecodeerde Secties. Deze secties hebben op hun beurt meerdere Pagina's.

• Individuele pagina's in een sectie zijn toegankelijk via de verticale paginalijst aan de rechterkant, terwijl een sectie toegankelijk is door op het horizontale tabblad te klikken.
• Door met de rechtermuisknop op een pagina of sectielijst te klikken, krijgt u toegang tot relevante aanvullende opties (bijv. Pagina-inhoud verplaatsen of kopiëren, verschillende secties samenvoegen) via contextmenu's.
• Met de zoekbalk aan de rechterkant kunt u vrijwel elk stukje informatie in uw notities in slechts enkele seconden vinden en de resultaten in realtime weergeven.

Bekijk voor een beter begrip de onderstaande schermafbeelding, die illustreert hoe OneNote een student kan helpen om belangrijke examenvragen beter te beheren.

In dit geval wordt een notitieboek met de naam Vragen over het eindexamenis gemaakt, met kleurgecodeerde secties voor verschillende onderwerpen (Natuurkunde, scheikunde en wiskunde​Ten slotte heeft elke sectie meerdere pagina's en elke pagina heeft vragen en antwoorden uit een specifiek hoofdstuk (bijv. Elektriciteit en de effecten ervan) van het momenteel geselecteerde (onderwerp) gedeelte.

Aan de slag met OneNote

Notities maken

Vrijwel elk type digitale informatie kan worden toegevoegd aan de notitieblokken en pagina's van OneNote, en op alle mogelijke manieren. U kunt rechtstreeks tekst, afbeeldingen enz. (Met of zonder opmaak) overal vandaan kopiëren en plakken, alles invoegen, van bestanden tot schermknipsels tot opgenomen audio- / videoclips, en zelfs uit de vrije hand tekenen / schrijven. Om te beginnen, maakt u eenvoudig een notitieblok (of gebruikt u de standaard, met uw naam), navigeert u naar een van de secties / pagina's en klikt u om te beginnen met typen. Of nog beter, kopieer en plak zo ongeveer alles. Zo gemakkelijk is het!

Daarnaast heeft OneNote ook tientallen standaardinstellingen informatie type sjablonen ​Takenlijsten, adressen, telefoonnummers etc.), die direct kunnen worden toegevoegd via de Invoegen tabblad van het lintmenu. Het is vermeldenswaard dat u de informatie vrijwel overal in een sectie / pagina kunt toevoegen, die fungeert als een onbegrensd leeg canvas, dus er is geen vaste lay-out. (Raadpleeg de bovenstaande schermafbeelding). Dit betekent ook dat u vrij bent om de toegevoegde inhoud op een pagina naar eigen inzicht in te delen.

Delen en samenwerken

Efficiënte samenwerking is cruciaal voor de workflow van elke organisatie, of u nu aan kleine rapporten werkt of grote projecten beheert. Dit is de reden dat OneNote wordt geleverd met solide functies voor delen, waardoor het voor meerdere mensen mogelijk wordt om in realtime aan notitie (s) te werken. Ga naar om toegang te krijgen tot de opties voor delen en samenwerken Bestand> Delen. Hier kunt u andere gebruikers uitnodigen om samen aan uw notities te werken, via e-mail of via unieke deel-URL's. Als eigenaar van de notitie (s) die worden gedeeld, kunt u ook rechten voor het bekijken / bewerken van de andere gebruikers toewijzen en zelfs koppelingen voor delen met één klik in- / uitschakelen.

Notities opslaan en synchroniseren

OneNote slaat uw werk periodiek automatisch op, elke keer dat er enkele wijzigingen zijn, wordt het gesynchroniseerd met het Microsoft-account (op voorwaarde dat er een netwerkverbinding is) waarmee u bent aangemeld. Op deze manier blijven al uw OneNote-notitieblokken veilig en wel in uw OneDrive-cloudopslag, dankzij de integratie van OneNote met hetzelfde. U hoeft uw notities dus niet af en toe handmatig op te slaan. Maar voor het geval u de synchronisatie handmatig wilt starten, kunt u dit altijd doen door naar het Bestand> Info optie, en klik op de Bekijk de synchronisatiestatus knop.

Andere opmerkelijke kenmerken

Dus nu weet je het, OneNote is een beestachtige notitie-applicatie, boordevol krachtige inhoudverzameling en samenwerkingsvaardigheden. Maar dat is niet alles. In feite zijn er tal van andere ongelooflijk nuttige goodies die over de hele lengte en breedte zijn verpakt. Hier zijn er een paar:

Beveilig notebooksegmenten met een wachtwoord

OneNote maakt het mogelijk om afzonderlijke secties van een notitieblok te vergrendelen met een door de gebruiker opgegeven wachtwoord. Dit kan uitermate handig zijn in situaties waarin u een notebook moet delen / eraan moet samenwerken met andere gebruikers, maar niet wilt dat ze toegang hebben tot bepaalde inhoud erin. Om dat te doen, klik met de rechtermuisknop op het naamtabblad van de sectie die u met een wachtwoord wilt beveiligen, en klik op de Beveilig deze sectie met een wachtwoord keuze.

Zet handgeschreven uitdrukkingen om in tekst

Dankzij de robuuste handschriftherkenningsmogelijkheden kunt u invoer die is ingevoerd via apparaten zoals styli / digitizer-pennen gemakkelijk converteren naar getypte tekst, als u dat laatste liever hebt. Bovendien werkt dit zowel voor tekstuele inhoud als voor wiskundige uitdrukkingen. Klik gewoon op het Trek tabblad op de Lintmenu, Toegang krijgen tot Inkt naar tekst en Inkt voor wiskunde opties, en zie de magie.

Maak snelle notities en zet ze vast op het bureaublad

Wilt u snel iets opschrijven, maar wilt u niet de moeite nemen om OneNote te openen? U hoeft het niet te doen. Gewoon slaan Windows-toets + N, en een pop-upvenster met een vereenvoudigde gebruikersinterface laat je in een handomdraai een snelle notitie schrijven (The Verzenden naar OneNote tool zou in het systeemvak moeten draaien om dit te laten werken). Als u maatwerk wilt, kunt u dat doen met de mini-werkbalk. Maar het beste is dat u Quick Notes op uw bureaublad kunt vastzetten, zodat ze altijd zichtbaar zijn, een soort plaknotities. Alle snelle notities zijn te vinden onder hun naamgenoot-sectie, waar ze worden opgeslagen.

E-mail notities rechtstreeks naar uw OneNote

Met een enorm handige functie, geïntroduceerd in de nieuwste versie van OneNote 2016, kunt u inhoud die u vanaf uw geconfigureerde e-mailadres heeft gemaild, rechtstreeks opslaan in een van uw vooraf opgegeven notitieblokken. Om dit te doen, moet u eerst een e-mailadres configureren onder de online instellingen van OneNote. Normaal gesproken is dit het e-mailadres dat is gekoppeld aan het Microsoft-account dat u gebruikt om u aan te melden bij OneNote, maar u kunt ook elk ander e-mailadres gebruiken. Zodra dit is gebeurd, wordt alle inhoud die vanaf het geconfigureerde e-mailadres is verzonden naar [email protected]wordt automatisch opgeslagen in het OneNote-notitieblok dat door u is opgegeven. Lees hier meer.

Bewaar webinhoud met behulp van Clipper Extension / Bookmarklet

Het komt vaak voor dat u online een interessante blogpost of zelfs een hele webpagina tegenkomt en deze wilt bewaren voor later gebruik. Met de OneNote webclipper extensie (voor Chrome) en bookmarklet (voor Internet Explorer) is dit een wandeling in het park. Nadat u ze hebt geïnstalleerd en erop bent ingelogd met het Microsoft-account dat is gekoppeld aan uw OneNote-account, is het allemaal een kwestie van een paar klikken. Ga naar de webpagina die u in OneNote wilt opslaan en klik op de extensie / bookmarklet. De webpagina wordt onmiddellijk opgeslagen in het Snelle notitiessectie. Met de clipper kunt u zelfs geselecteerde regio's op een webpagina opslaan en artikelen opschonen door extra afbeeldingen enz. Te verwijderen.

Annoteer webpagina's in Microsoft Edge en sla ze op in OneNote

Rocking de nieuwste en beste Windows 10? Dan is de kans groot dat je ook (al is het sporadisch) gebruik maakt van de gloednieuwe webbrowser, Microsoft Edge die erbij wordt geleverd. Als dat het geval is, zul je nog meer van OneNote houden. Dat komt omdat u met Microsoft Edge webpagina's kunt annoteren met ingebouwde pen en markeerstifttools, die vervolgens met één klik in OneNote kunnen worden opgeslagen. U kunt zelfs geselecteerde regio's op webpagina's knippen en getypte notities overal invoeren voordat u ze opslaat in OneNote.

Breid de functionaliteit van OneNote nog meer uit met plug-ins

Het is duidelijk dat OneNote is doorspekt met een hele reeks indrukwekkende functies. Maar zelfs als dat nog niet genoeg is, kun je het een beetje indrukwekkender maken door het op te laden met een aantal echt coole plug-ins / add-ons. Een daarvan is Onetastic, een gratis plug-in die een heleboel functies toevoegt, zoals macro's, kalenderweergave en nog veel meer aan OneNote. En als je het niet erg vindt om wat moolah te beschieten, kun je ook de OneNote Gem-verzameling betaalde plug-ins bekijken. Wil je nog meer? Bekijk enkele van de aanbevolen OneNote-apps. Hoewel dit technisch gezien geen plug-ins zijn, kunnen ze worden geïntegreerd met OneNote en het op een aantal manieren nog indrukwekkender maken.

Navigeer beter met behulp van sneltoetsen

U zult genieten van het verbijsterende scala aan sneltoetsen van OneNote. Zowat alles, van het maken van notities tot het toepassen van tags, kan worden gedaan met een paar toetsaanslagen. Enkele van de belangrijke sneltoetsen worden hieronder opgesomd:

• Ctrl + Shift + M - Open een klein OneNote-venster om een ​​sidenote te maken.
• Shift + F10 - Open het contextmenu voor elke notitie, tabblad of elk ander object dat momenteel de focus heeft.
• Alt + N, F - Voeg een document of bestand in op de huidige pagina.
• Alt + = - Start een wiskundige vergelijking of converteer geselecteerde tekst naar een wiskundige vergelijking.
• Ctrl + 0 - Verwijder alle notitielabels uit de geselecteerde notities.

En er zijn er nog veel meer. Bekijk de volledige lijst met sneltoetsen voor OneNote 2016.

Maak gekoppelde notities voor eenvoudigere navigatie

Normaal gesproken laten alle moderne teksteditors u een bepaald woord, zin etc. koppelen aan elementen zoals URL's en e-mailadressen. OneNote gaat echter nog een stap verder, door u iets te laten maken met de naam Gekoppelde notities. In wezen betekent dit dat u elke tekst op de pagina van een notitieblok kunt toevoegen en deze vervolgens kunt koppelen aan een andere pagina of sectie in hetzelfde of een heel ander notitieblok. Dit maakt het navigeren tussen verschillende OneNote-subelementen een fluitje van een cent, en bijna als een surfervaring op het web. Om dit te doen, selecteer het tekstblok koppelen, klik er met de rechtermuisknop op en kies de linkkeuze. U kunt nu de pagina, sectie, notitieboek etc. specificeren die aan deze tekst moet worden gekoppeld. Is dat niet geweldig?

Beschikbaarheid van platforms

Hoe verbazingwekkend de enorme hoeveelheid productiviteitsverhogende functies van OneNote ook is, het zal niet veel nut hebben als u nergens notities kunt maken / openen. Gelukkig zorgt de indrukwekkende platformonafhankelijke beschikbaarheid van OneNote ervoor dat u altijd en overal productiever kunt zijn op uw werk, of u nu op uw computer, uw smartphone of zelfs op internet surft..

Beschikbaarheid: Windows, Mac (desktop); iOS, Android, Windows Phone, Windows Store, Amazon Kindle Store (mobiel); Web Clipper, Chromebook (web en andere platforms).

ZIE OOK: Top 10 beste Evernote-alternatieven

Conclusie

Met de onophoudelijke stroom van gediversifieerde digitale inhoud waarmee we bijna dagelijks te maken hebben, is het niet altijd gemakkelijk om al die belangrijke opgeslagen webpagina's, audio-opnamen, projectafbeeldingen enz. Zorgvuldig te beheren en te organiseren. Maar dankzij Microsoft OneNote en zijn ongelooflijke notities en beheersvermogen, hoeft u dat niet echt te doen. En nu weet je dat het niet zo moeilijk is om ermee aan de slag te gaan. Dus probeer het eens en kijk hoe het voor u uitpakt. Kent u andere productiviteitsverhogende tools die vergelijkbaar zijn met OneNote? Vergeet ze niet te vermelden in de reacties hieronder.