11 geweldige Outlook 2016-functies die u moet weten

Outlook, of u er nu van houdt of niet, is de standaardclient voor e-mail en productiviteit in de bedrijfswereld. Een groot deel van de tijd van elke kantoorbezoeker wordt besteed aan deze typische tool. Ondanks zijn populariteit en het enorme aantal uren dat hij eraan besteedt, zijn er maar weinig mensen op de hoogte van de geavanceerde functies en nog minder maken er optimaal gebruik van..

Dus vandaag zullen we enkele van de geweldige functies van Outlook 2016 verkennen. Laten we beginnen:

1. E-mail verzenden vanuit Outlook.com-aliassen

Vaak moeten we verschillende e-mailadressen gebruiken voor verschillende doeleinden - u wilt bijvoorbeeld misschien een persoonlijk [email protected] adres, een werkadres [email protected], en misschien een [email protected] die u wilt gebruiken om u aan te melden voor nieuwsbrieven en marketingsites. De meeste mensen maken en beheren voor elk adres een ander account.

In plaats van dat te doen, kunt u Outlook gebruiken om verschillende aliassen. Als u een alias heeft, kunt u verschillende e-mailadressen beheren met hetzelfde account, en de e-mails die naar een van uw adressen worden verzonden, komen in dezelfde Inbox aan. Hier is hoe u ze instelt:

Ga naar de Outlook Web App en log in met uw Office 365-account. Ga vervolgens naar de Microsoft-accountwebsite en klik op "Uw info”Op de bovenste balk. Klik nu op “Beheer hoe u zich aanmeldt bij Microsoft. U wordt waarschijnlijk om uw wachtwoord gevraagd.

Hier kunt u uw aliassen toevoegen en beheren. Om een ​​nieuwe alias aan te maken, klikt u op "E-mailadres toevoegen​.

Nu voer het e-mailadres in dat u als alias wilt gebruiken. U kunt een nieuw adres aanmaken of een bestaand adres gebruiken.

U ziet nu de alias die u zojuist hebt toegevoegd en kiest ervoor om deze uw primair alias, of verwijder het als je het niet meer nodig hebt.

Nu komen alle e-mails die naar het aliasadres zijn verzonden, in uw primaire inbox. Om een ​​e-mail te verzenden vanaf het nieuw aangemaakte adres, klikt u op het Van tijdens het opstellen van een bericht en selecteer het gewenste adres.

2. Plan vergaderingen

Outlook maakt het gemakkelijk om vergaderingen met anderen te plannen. Om dit te doen, ga je gewoon naar de kalender, klik op de Huis tabblad en selecteer 'Nieuwe vergadering​.

Hier kunt u de deelnemers, dag, tijd, herinneringen en andere opties voor de vergadering specificeren.

Als u er een terugkerende vergadering van wilt maken, klikt u op de Herhaling knop in de Opties gedeelte bovenaan, waar u verschillende opties ziet voor een normale planning.

Zodra de ontvanger de uitnodiging heeft geaccepteerd, ontvang je hiervoor een bevestiging.

 Ook ontvang je een melding wanneer het tijd is voor de afspraak.

3. Automatische antwoorden

Als u op zakenreis of op vakantie gaat, kunt u Outlook zo configureren dat elke e-mail die u ontvangt automatisch wordt beantwoord. Om deze functie in te schakelen, ga naar "het dossier"En klik op"Automatische antwoorden​.

Hier kan je specificeer het datumbereik en de automatisch antwoordbericht.

Als u meer gedetailleerde controle over de regels wilt, klikt u op de knop 'Reglement​knop linksonder.

4. Gebruik Google Drive als cloudopslag in Outlook

Als u Google Drive als uw cloudopslagprovider gebruikt, kunt u deze integreren in MS Office (inclusief Outlook) om documenten rechtstreeks vanuit Drive te openen en erin op te slaan zonder uw Office-programma's te verlaten..

Download eenvoudig de Google Drive-plug-in voor Office, installeer de plug-in en de volgende keer dat u Outlook opent, kunt u bestanden rechtstreeks vanuit Drive bijvoegen met behulp van de speciale knop.

Je kan ook sla alle bijlagen die u ontvangt rechtstreeks op in Drive.

Opmerking: De Google Drive-plug-in voor Office werkt alleen op Windows. Office voor Mac wordt momenteel niet ondersteund.

5. Ontvang ontvangst- en leesbevestigingen

Als u een melding wilt ontvangen wanneer uw e-mail is afgeleverd en / of gelezen, kunt u een aflever- en leesbevestiging aanvragen. Om dit in te schakelen, klikt u op het Opties tijdens het opstellen van een bericht en schakel de volgende selectievakjes in:

Je kan ook schakel tracking in voor elk bericht jij stuurt. Ga hiervoor naar  het dossier ​ Opties ​ Mail. Scrol omlaag naar het Volgen sectie en vink het Afleveringsbewijs dat bevestigt dat het bericht is afgeleverd op de e-mailserver van de ontvanger of Leesbevestiging waarmee wordt bevestigd dat de ontvanger het bericht heeft bekeken selectievakjes.

Houd er rekening mee dat de ontvanger van het bericht mogelijk weigert een leesbevestiging te verzenden. Bovendien ondersteunt het e-mailprogramma van de ontvanger mogelijk geen leesbevestigingen.

6. Voeg stemknoppen toe aan e-mails

Als u een consensus van uw team over een onderwerp wilt krijgen, kunt u een peiling maken in Outlook. Ga tijdens het opstellen van een nieuwe e-mail naar het Opties tabblad, en klik op "Gebruik stemknoppen​.

U kunt de sjabloon Ja / nee-knoppen, of maak uw eigen knoppen door op te klikken Op maat, waar u ook opties kunt kiezen zoals Belang, Lees- / Afleverbewijzen en Vervaltijd.

7. Vertraag of plan het verzenden van e-mails

Soms moet u het verzenden van een bericht uitstellen. Het kan bijvoorbeeld bijna sluitingstijd zijn en u wilt dat uw bericht de volgende ochtend tijdens werkuren wordt bezorgd. Om dit te doen, kunt u uw bericht plannen. Hier is hoe:

Ga tijdens het schrijven van een e-mail naar het Opties tab en klik op “Vertraagde levering​.

In het dialoogvenster dat verschijnt, onder Bezorgopties, Kruis de ... aan "Lever niet eerder”Optie en voer de datum en tijd in.

Sluit nu het dialoogvenster en druk op Sturen. Uw e-mail wordt verzonden op het door u opgegeven tijdstip.

Opmerking: Deze functie werkt naadloos op een Microsoft Exchange-account. Als u een POP3- of IMAP-account gebruikt, moet Outlook geopend blijven totdat het bericht is verzonden.

8. Beheer de e-mail en agenda van iemand anders

Wanneer u met een team werkt, is het noodzakelijk om enkele veelvoorkomende taken te coördineren en samen te werken. Hiertoe wilt u misschien een aparte map voor dergelijke taken bewaren en deze delen met de leden van uw team. Welnu, hier is hoe u het moet doen in Outlook 2016.

Ga naar het het dossier tabblad. Klik op "Account instellingen'En selecteer'Toegang delegeren '.

Klik in het dialoogvenster dat wordt geopend op "Toevoegen“, Selecteer de gebruiker waaraan u toestemming wilt geven en klik op OK.

In het dialoogvenster dat verschijnt, kunt u verschillende machtigingen selecteren die u aan deze gebruiker kunt verlenen.

Nadat u klaar bent, wordt de andere gebruiker op de hoogte gebracht van de nieuwe machtigingen die aan hem zijn verleend. Dit zijn slechts de basisprincipes van de functie voor delen. Raadpleeg de officiële documentatie voor een uitgebreider overzicht en instructies.

9. Gebruik regels om e-mails te beheren

Een regel is een actie die automatisch op inkomende of uitgaande e-mails wordt uitgevoerd. U wilt bijvoorbeeld alle mails van uw supervisor naar een andere map verplaatsen, alle mails van de marketingafdeling naar de map "Urgent" verplaatsen of alle mails met "Koop nu" in het onderwerp verwijderen. In plaats van deze taken steeds opnieuw uit te voeren, kunt u dat regels instellen om te automatiseren hen. U kunt kiezen uit de verschillende regelsjablonen of starten met een lege regel.

10. Versnel repetitieve taken met snelle stappen

Er zijn vaak taken die meerdere keren per dag gedaan moeten worden. Misschien stuurt u regelmatig e-mails door naar uw leidinggevende, of verplaatst u graag enkele e-mails naar een bepaalde map. U kunt natuurlijk regels gebruiken om het proces te automatiseren, maar dat zal de regels toepassen op alle e-mails die aan de criteria voldoen, terwijl u deze misschien alleen op bepaalde e-mails wilt toepassen. Er is dus een meer handmatige aanpak nodig, en dat is waar Snelle stappen kom binnen.

Ga naar het Huis tabblad in Outlook. U zult het volgende zien sectie voor snelle stappen​

Zoals u kunt zien, zijn er enkele Quick Steps voorgeconfigureerd voor gebruik. Bijvoorbeeld, selecteer een e-mail in uw inbox en klik op het Aan Manager knop in het gedeelte Snelle stappen. Je zult zoiets als dit zien:

Hier kan je configureren de betreffende Quick Step - verander de naam, voeg e-mailadressen toe om naar door te sturen of voeg nog meer acties toe aan de knop door op te klikken Opties linksonder.

In de bovenstaande schermafbeelding heb ik het e-mailadres van mijn manager toegevoegd, een actie toegevoegd met de Actie toevoegen knop, instrueerde Outlook om het bericht naar de map "Doorgestuurd naar manager" te verplaatsen, voegde een sneltoets toe en wijzigde de tooltip-tekst.

U kunt bestaande Quick Steps aanpassen zoals we in het bovenstaande voorbeeld hebben gedaan, of uw eigen toevoegen door op de Maak nieuw knop in de Snelle stappen werkbalk:

11. Sneltoetsen en andere diverse tips

Outlook biedt tal van andere kleinere maar handige functies, zoals thema's, e-mailberichten omzetten in vergaderingen en de favoriet van elke gevorderde gebruiker: Toetsenbord sneltoetsen. U kunt bijvoorbeeld op Ctrl + W drukken om een ​​nieuwe e-mail op te stellen, Ctrl + E om te zoeken en meer. Raadpleeg het officiële e-book met tips en trucs van Outlook 2016 van Microsoft om verschillende sneltoetsen voor Outlook te leren.

ZIE OOK: 12 beste Gmail-tools om uw e-mailervaring te verbeteren

Zoals deze coole functies en trucs van Outlook 2016?

We hopen dat je een aantal geavanceerde Outlook 2016-functies hebt geleerd. Net zo nuttig als het optimaal benutten van uw e-mailclient, zijn er andere dingen waarmee u rekening moet houden bij het gebruik van e-mail, dus lees ons artikel over de basisetiquette voor e-mail die iedereen zou moeten volgen. In de altijd verbonden digitale wereld is privacy belangrijker dan ooit, lees daarvoor ons artikel over het versleutelen van e-mail..

Als u nog meer Outlook-tips en -trucs wilt toevoegen, of denkt dat we een essentiële functie hebben gemist, laat het ons dan weten in de opmerkingen hieronder.