Hoe Trello te gebruiken, een complete gids

Op het dagelijkse niveau hebben mensen te maken met veel planning en beheer, zowel thuis als op de werkplek. Om het u gemakkelijk te maken, heeft de technologie ons de tools gegeven om onze hectische schema's pijnloos te plannen. Witte directiekamers waren altijd best leuk voor het plannen van taken en deze tool brengt het naar het digitale front. Hier zullen we bekijken hoe Trello te gebruiken en wat het tot een favoriet maakt bij veel gebruikers.

Wat is Trello en hoe werkt het??

Trello is een op visuele editor gebaseerde projectmanagementtool die taakplanning weer leuk maakt. Met meer dan 5 miljoen geregistreerde gebruikers is het een flexibele tool voor zowel uw kantoor- als thuisvereisten.

Laten we erin duiken en zelf kijken hoe u Trello kunt gebruiken.

Trello maakt gebruik van borden, lijsten en kaarten als de basisstructuur om u te helpen bij het voltooien van uw taken. Het maakt gebruik van een top-down benadering om taken in uw project te realiseren.

Taakbeheer met Trello begint met het maken van een bord, het primaire motief op het hoogste niveau van een werkstroomtaak. Hiermee kunt u zoveel mogelijk leden toevoegen als u eraan wilt toevoegen en naadloos met hen samenwerken, zodat u Inbox (0) ermee kunt omarmen. De tool past perfect bij elk project dat u maar kunt bedenken - Of het nu gaat om een directievergadering of een plan voor een weekendje weg met vrienden; het heeft je gedekt.

Individuele taken of kaarten die inhoud op een bord vormen, kunnen worden gemaakt, gelabeld, gedeeld en zelfs worden ingesteld voor herinneringen. Laten we nu naar het netwerk gaan en kijken hoe u uw taken kunt uitvoeren en werk met deze tool kunt doen.

Aan de slag met Trello: The Basics

Een nieuw Trello-project kan gemakkelijk worden opgesplitst in drie belangrijke hoofdcomponenten: borden, lijsten en kaarten.

Borden: Een bord is de primaire taak van uw project op het hoogste niveau. Of het nu gaat om het plannen van een reis met familie of voor het herontwerpplan van uw bedrijf, een bord is waar het bij een project om draait. Een bord geeft u een vogelvlucht van uw hele project, van waaruit u uw volgende taken kunt plannen.

Lijsten: Lijsten helpen u bij het organiseren van taken die vergelijkbaar van aard zijn of taken die samen een hiërarchie op het volgende niveau vormen in uw top-bottom benadering van projectbeheer. Stel dat u voor het plannen van een bruiloft bijvoorbeeld lijsten kunt opnemen zoals 'Taken die u moet doen', 'Voltooide taken', 'Uitgenodigde mensen', 'Mensen om uit te nodigen', enzovoort..

Kaarten: Kaarten zijn de basistaakelementen die samen het grote geheel van uw project vormen. Kaarten worden opeenvolgend op een verticale manier gerangschikt, die samen een lijst vormen. Deze kaarten kunnen overal op het bord worden gesleept en neergezet. Een kaart is het belangrijkste aspect, zoals een kleurlabel, toegevoegde checklists, deadlines, tijdstempels, stickers, enz..

Dit zijn alle basisprincipes die u zou moeten weten voordat u aan uw eerste project met deze tool begint. Laten we het in actie zien terwijl we een projectworkflow bouwen met Trello.

Uw projecten organiseren met Trello

Zoals we eerder hebben vastgesteld, is het maken en beheren van projecten met deze tool een vrij pijnloos proces. Om u door alle beste functies en mogelijkheden te leiden, werken we met een voorbeeld, hier is het een 'Publicatiekalender' met Trello.

Een nieuw bord maken

Zoals eerder vermeld, zijn boards de top-down benadering van projecten die moeten worden beheerd, in dit geval noemen we het een 'publicatiekalender'. Op je startscherm kun je op 'Nieuw bord maken' klikken en het een toepasselijke titel geven, voordat je op 'Maken' klikt.

Nieuwe lijsten toevoegen

Hierboven ziet u twee reeds gemaakte lijsten - 'Artikelideeën' en 'Onderzoeken', terwijl het opzetten van een nieuwe lijst wordt weergegeven. Lijsten zijn de verzameling taken op basis van hun aard. De tool volgt een benadering van links naar rechts en van boven naar beneden tijdens het doorlopen van taken in het bord. Klik op 'Nieuwe lijst toevoegen' om nieuwe relevante lijsten te maken, zoals hierboven te zien is.

Nieuwe kaarten toevoegen

Kaarten zijn de individuele taken die moeten worden uitgevoerd. Het maken en beheren van taken wordt vrij eenvoudig. Zoals hierboven weergegeven, klikt u op 'Een kaart toevoegen' onder aan een lijst om een nieuwe taak toe te voegen. Door naar de volgende regel te gaan, wordt automatisch een nieuwe kaart voor u aangemaakt. Er kan ook een kaartbeschrijving worden toegevoegd om deze nuttiger en gedetailleerder te maken voor de leden die erbij betrokken zijn.

Dus nu we de kale botten van onze projectworkflow hebben opgezet, zullen we de tweaken-opties bekijken om beter georganiseerd te worden.

Card Power-ups

Power-ups zijn extra functies die beschikbaar zijn voor uw kaarten / taken. Via het menu in de rechterzijbalk heb je toegang tot Card Power-ups. Hiertoe behoren het kaartstemsysteem, kaartveroudering en kaartkalender.

EEN 'Card stemsysteem'indien ingeschakeld, kunnen uitgenodigde leden stemmen op een specifieke kaart.

Kaart veroudering'maakt het mogelijk om een specifieke leeftijd in weken te definiëren voor een taak, waarna deze begint te verouderen, of geleidelijk transparanter wordt door de dagen heen en uiteindelijk barst.

Kaart kalender'staat toe dat alle taken met een vervaldatum worden bekeken in een kalender die beschikbaar is via de hoofdpagina van het bord.

Andere extra functies

Hoewel de bovengenoemde functies de belangrijkste zijn die u tegenkomt, wordt de ervaring verder verbeterd met deze extra functies.

Voeg leden toe'naar individuele kaarten en gebruik' @ 'om ze te vermelden in het gedeelte Opmerkingen van een kaart. De leden zouden op de hoogte worden gebracht en verdere acties zouden kunnen worden ondernomen via dezelfde commentarensectie. Dus geen overstroming meer van uw inbox.

Voeg vervaldatum toe'toe aan uw kaarten om u gemakkelijk op de hoogte te stellen van een aanstaande belangrijke taak. Wanneer 'Kaartkalender' is ingeschakeld, kunnen deze taken met vervaldatums worden bekeken in de hoofdkalender van het bord.

Bijlagen toevoegen'stelt gebruikers in staat om media en alle soorten bestanden en documenten toe te voegen aan een kaart, die toegankelijk zou kunnen zijn voor andere leden die aan de kaart zijn toegevoegd. Deze bijlagen kunnen afkomstig zijn van uw lokale harde schijf of van uw cloudaccounts op Google Drive, Dropbox, One-schijf, enz.

Labels bewerken'stelt u in staat taken te organiseren volgens hun categorieën en deze dienovereenkomstig te labelen met gekleurde strepen. Door op deze manier te labelen, kunt u kaarten gemakkelijk filteren.

Schrijf je in'stelt u in staat om op de hoogte te blijven van alle gebeurtenissen op een bord of op een bepaalde kaart in een specifieke lijst.

Stickers zijn ook beschikbaar, die gemakkelijk op kaarten kunnen worden gesleept.

Verander de achtergrondkleur van je bord uit dezelfde menubalk om het een frisse nieuwe look te geven.

Bureaublad notificaties

Om uw Inbox (0) intact te houden tijdens het beheren van projecten, is deze voorzien van een bureaubladmeldingsfunctie. U kunt ervoor kiezen bureaubladmeldingen in te schakelen zodat u wordt gewaarschuwd telkens wanneer iemand in het projectteam u met '@' vermeldt.

Om 'Aan'-meldingen in te schakelen, klikt u op uw gebruikersprofielpictogram in de rechterbovenhoek van uw Trello-pagina. Selecteer 'Instellingen' in het menu. Selecteer in het gedeelte 'Meldingen' de optie 'Bureaubladmelding inschakelen'. U wordt door uw browser gevraagd of u dergelijke meldingen wilt toestaan of blokkeren. Kies het juiste om bureaubladmeldingen in te schakelen.

Om deze meldingen uit te schakelen, gaat u naar het gedeelte Instellingen van uw webbrowser. Ga naar 'Instellingen voor inhoud', te vinden onder Privacy in Geavanceerde instellingen in Google Chrome. Ga naar de subkop Meldingen, klik op 'Uitzonderingen beheren' en verwijder een link die Trello vermeldt. Nu zou u uw bureaubladmeldingen voor deze tool hebben uitgeschakeld.

Toetsenbord sneltoetsen

Trello biedt een paar sneltoetsen die het hele proces nog soepeler maken. Hieronder staan enkele van de belangrijkste sneltoetsen die het biedt:

Leden automatisch aanvullen: @
Wis alle filters: X
Stemfunctie toevoegen aan een kaart: V (Stemopstart moet van tevoren zijn ingeschakeld)
Titel bewerken: T
Wijs jezelf toe / verwijder jezelf aan een kaart: RUIMTE
Abonneren: S.
Nieuwe kaart plaatsen: N.
Leden toevoegen / verwijderen: M
Voeg vervaldatum toe: D
Navigeren: links (->), rechts (<-), Up (K), Down (J)

Ga voor een volledige lijst met sneltoetsen naar hun officiële webpagina.

Ondersteunde talen

Trello is beschikbaar in vier belangrijke talen: Engels, Duits, Spaans en Portugees.

Ondersteunde platforms

Trello is beschikbaar als webapplicatie, Android-, iOS-, Windows 8- en Kindle Fire-applicaties.

Het afmaken

Dus boven wat je ziet is een voorbeeld van een 'Publicatiekalender' gemaakt met deze tool. Het bevat alle belangrijke fasen van een redactiekalender op een manier die comfortabel is om naar te kijken en de nodige maatregelen te nemen. Hoewel dit een manier was om Trello te gebruiken, kunt u uw eigen borden en taken maken volgens uw vereiste actie.

U kunt deze workflow afdrukken of exporteren als een link of JSON. De planning van een workflow kan zelfs worden ingesteld als dagelijkse lijsten, gericht op de activiteiten op één dagniveau.

Dus je moet nu de essentie van deze tool hebben begrepen en hoe krachtig hij is als projectmanagementtool.

Trello voor gevorderde gebruikers

Voor organisaties die Trello gebruiken met verschillende teams, bijvoorbeeld redactioneel en marketing, is dit een geweldige tool. Het laat al uw planning onder afzonderlijke borden blijven, maar onder één paraplu, door een nieuwe 'organisatie' te creëren. Op het startscherm kunt u in dit geval twee nieuwe organisaties aanmaken als 'Marketing' en 'Redactioneel'. Bij het aanmaken van een nieuw bord kunt u de relevante 'organisatie' kiezen uit de vervolgkeuzelijst eronder.

Trello For Business en Premium-abonnementen

Het is gratis voor iedereen en biedt een onbeperkt aantal borden en organisatiecreaties. Maar voor meer gevorderde individuele gebruikers en bedrijven biedt het ook premium-abonnementen: Trello Gold ($ 5 / maand), Business class ($ 3,75 / maand per gebruiker) en Enterprise (Pay as you go).

Waarom zou u Trello Premium-abonnementen overwegen??

Trello Gold biedt kaartbijlagen van 250 MB, terwijl de reguliere abonnementen alleen bestandsuploads van 10 MB toestaan.

Voeg je eigen achtergronden, stickers en emoji's toe met Trello Gold.

Met Trello Business Class kunnen bedrijven openbare en privéborden maken, die allemaal toegankelijk zijn binnen de organisatie. Het biedt een betere administratieve controle met gebruikersrollen.

Business class biedt ondersteuning voor Google Apps Integration.

De tool beschikt ook over zijn eigen mobiele Android- en iOS-applicaties voor workflowbeheer onderweg. Realtime meldingen, samenwerking en het bijvoegen van media en documenten, zelfs via de mobiele applicatie, is daar een goed argument voor.

Trello Boards Optimaal benut

Trello integreert naadloos met Zapier om het te verbinden met andere apps van derden en om repetitieve taken te automatiseren. U kunt bijna elk project en plan beheren met behulp van het flexibele systeem van de tool.

Hieronder staan enkele van de Trello-borden waaruit je inspiratie kunt halen.

ZIE OOK: Dubsmash gebruiken, een beginnershandleiding

Conclusie

Trello is absoluut een van de krachtigste app voor projectbeheer die momenteel op internet beschikbaar is. Deze tool is op dezelfde manier gemaakt voor zowel particulieren als bedrijven om het meeste uit zijn flexibiliteit te halen. Met deze tool kunt u bijna alle soorten taken maken en beheren.

Dus hier komen we aan het einde van deze gids die beschrijft hoe Trello werkt en hoe u het dienovereenkomstig op uw project kunt afstemmen. Wat zijn uw gedachten en ervaringen met betrekking tot deze tool? Deel gerust uw mening en opmerkingen hieronder.