Hoe Hazel-regels te gebruiken om de productiviteit te verhogen

Het uitgangspunt van de personal computer is om het leven van de gebruiker gemakkelijker te maken. Maar de alledaagse en repetitieve computertaken, zoals het sorteren en verplaatsen van bestanden uit de downloadmap, doen precies het tegenovergestelde. Ze vertragen ons en leiden ons af. Gelukkig zijn er applicaties die ons helpen die taken op de achtergrond te automatiseren en ons te laten focussen op wat belangrijk is. Voor Mac-gebruikers is Hazel de beste van dat stel.

Hazel-regels mogen niet worden verbroken

Hazel is een Mac-paneel voor systeemvoorkeuren dat een map bewaakt en elke keer dat aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan, gespecificeerde reeksen acties uitvoert. U kunt zoveel mappen, voorwaarden en acties toevoegen als u wilt. Voeg daar de mogelijkheid toe om scripts uit te voeren en je hebt onbeperkte mogelijkheden van wat je kunt bereiken met Hazel.

Om Hazel te kunnen gebruiken, moet u creëren reglement. Open Hazel in Systeem voorkeuren en voeg een map toe om te bekijken in het linkerdeelvenster.

Voeg vervolgens, terwijl u die map selecteert, toe Reglement in het rechterdeelvenster. Regels worden weergegeven in volgorde van belangrijkheid, de eerste regel op de lijst wordt voor de tweede uitgevoerd, enzovoort. Dus als je A vóór B wilt laten draaien, plaats dan A boven B op de lijst. U kunt ze slepen en neerzetten om de bestelling te maken.

Het maken van een basisregel zou eenvoudig genoeg moeten zijn:

• Geef de regel een naam.
• Stel de Voorwaarden (en Geneste voorwaarden door de Keuze toets terwijl u op de Plus knop).
• Stel de Acties te doen als aan de voorwaarden is voldaan.

Om vergelijkbare regels te maken, kunt u een andere bestaande regel dupliceren en de inhoud wijzigen.

Diep in submappen duiken

Een van de coole functies van Hazel is de mogelijkheid om submappen te bekijken. In plaats van tien mappen in map A aan Hazel toe te voegen en voor elk daarvan vergelijkbare regels te maken, kunt u hoofdregels maken voor map A en Hazel vragen deze regels toe te passen op alle submappen in map A.

Om dat te doen, voegt u eenvoudig een regel toe om submappen te bekijken bovenaan de lijst met regels voor map A. De stappen zijn:

• Maak een regel en geef deze de naam "Bekijk submappen" of iets dergelijks.
• Stel de voorwaarde in op: Soort - is - map
• Stel de actie in op: Voer regels uit voor de inhoud van mappen
• Zet die regel bovenaan.

Daarna wordt elke regel die u aan map A toevoegt, ook toegepast op alle mappen erin.

Superkracht toevoegen met Spotlight en scripts

Om geavanceerdere regels te maken, stelt Hazel gebruikers in staat Spotlight en scripts in de regels te integreren.

Wanneer u een regel bewerkt, kunt u Spotlight-attributen in de conditie van de regel gebruiken door helemaal onderaan de lijst te gaan en te kiezen Andere.

De lijst van Spotlight attributen verschijnen. U kunt een van hen selecteren als voorwaarde.

U kunt bijvoorbeeld instellen dat de voorwaarde geldig is als het item het lettertype Verdana gebruikt.

Spotlight-ondersteuning betekent dat u alles kunt gebruiken dat door Spotlight als voorwaarde kan worden geïdentificeerd - en het dekt bijna alles.

Terwijl Spotlight-attributen naar de voorwaarden gaan, scripts steunen behoren tot het actiegedeelte. U kunt Apple Script, Java Script, Shell Script en Automator Workflow gebruiken. Vertaling: je kunt Hazel vragen om bijna alles te doen wat je Mac kan.

Om een ​​script toe te voegen, kiest u een van de scriptondersteuning uit de vervolgkeuzelijst en gebruikt u een kant-en-klaar script of compileert u het rechtstreeks in Hazel.

Sluipen in verschillende voorbeeldregels

Het gebruik van Hazel moet worden afgestemd op individuele behoeften. Maar hier zijn enkele voorbeelden van mijn persoonlijk gebruik om u de mogelijkheden te laten zien. Raadpleeg deze Hazel-forums voor meer casestudy's.

1. Bureaublad en downloadmap beheren

Beide Bureaublad en Downloads map zijn de handige plaatsen om alles neer te zetten, en ze kunnen in een mum van tijd worden opgeruimd. U kunt Hazel gebruiken om hun inhoud te sorteren en de bestanden automatisch naar de juiste locatie te verplaatsen.

U wilt bijvoorbeeld gedownloade TED-filmbestanden verplaatsen van de map Downloads naar de map TED Talks in de map Movies. Hier zijn de stappen om de regel te maken:

• Voeg map Downloads toe aan de lijst.
• Terwijl de map Downloads is geselecteerd, voegt u een regel toe in het rechterdeelvenster.
• Geef de regel een naam.
• Onder Voorwaarden, set Soort - is - film en Bron-URL / adres - is - http://the_root_source_address_of_the_video.com/ 
  • Om het bronadres te weten te komen, klik met de rechtermuisknop op een van de video's van Finder en kies Informatie verkrijgen (of selecteer en gebruik Command + I​.

• Elke TED-video heeft een ander downloadadres maar dezelfde root-bron. Gebruik niet het volledige adres.
• Onder de Acties, set Verplaatsen - naar map - TED Talks. U kunt desgewenst een andere bestemmingsmap instellen.
• U kunt ook meer acties toevoegen, zoals Tags toevoegen en Melding weergeven.

Maak andere regels om soortgelijke dingen met verschillende soorten bestanden te doen. U kunt deze regels dupliceren en de voorwaarden en acties wijzigen, of soortgelijke regels maken voor verschillende mappen.

2. Schermafbeeldingen verwerken

Ik maak veel schermafbeeldingen voor mijn schrijven. Voordat ik Hazel gebruikte, heb ik screenshots gemaakt, ze bijgesneden / verkleind tot de vereiste grootte, ze geannoteerd, geoptimaliseerd voor het web en ze naar een bepaalde map verplaatst op basis van hun projecten. Dat is een erg tijdrovend proces.

Hazel kan niet alle stappen overnemen, maar het kan ze zeker stroomlijnen. Maar eerst heb ik een nieuwe workflow ingesteld om Hazel te ondersteunen:

• Ik moet nog steeds de screenshots maken. Ik gebruik een speciale app om schermafbeeldingen te krijgen binnen de vereiste limiet.
• Ik moet de afbeeldingen ook nog annoteren met vakken, pijl en tekst als dat nodig is.
• Maar nu heb ik een extra stap toegevoegd bij het opslaan van de afbeelding. Ik voeg een label gerelateerd aan het project. Schermafbeeldingen voor project A krijgen bijvoorbeeld de tag "A", project B krijgt de tag "B", project Beebom krijgt de tag "Beebom", enz. Ik heb ook een speciale map ingesteld om alle schermafbeeldingen op te slaan.

Dit is waar Hazel begint. Ik maak twee regels voor de map met screenshots. De eerste regel is om de afbeelding te optimaliseren:

• In de Voorwaarden​
  • Soort - is - afbeelding - duidelijk genoeg
  • Tags - bevat niet - geoptimaliseerd - om ervoor te zorgen dat Hazel alleen niet-geoptimaliseerde afbeeldingen verwerkt.
  • Datum laatst gewijzigd - is in het afgelopen - 1 - uur - zodat de regel niet wordt toegepast op oude schermafbeeldingen.

• In de Acties​
  • Open - met applicatie - ImageOptim - dit is de applicatie om de beeldgrootte op de achtergrond te optimaliseren.
  • Tags toevoegen - geoptimaliseerd - om Hazel te vertellen dat deze afbeelding is geoptimaliseerd.
  • Melding weergeven - bestand, tijd - dit is optioneel.

De tweede regel is om de geoptimaliseerde afbeeldingen naar de juiste map te verplaatsen. Maak zoveel variaties van de tweede regel als je nodig hebt, elk aangepast aan een bepaald project.

• In de Voorwaarden​
  • Soort - is - afbeelding
  • Tags - bevat tags - geoptimaliseerd, Beebom - om ervoor te zorgen dat de regel alleen wordt toegepast op geoptimaliseerde afbeeldingen die bij het Beebom-project horen.
• In de Acties​
  • Verplaats - naar map - Beebom Projects

De combinatie van deze twee regels zorgt ervoor dat alle afbeeldingen die ik opsla vanuit de screenshot-applicatie, worden geoptimaliseerd en klaar staan ​​in de projectmap zonder dat ik iets anders hoef te doen.

3. Downloads die op afstand worden geactiveerd

Deze is eenvoudig en leuk. Als u met meerdere computers werkt, bijvoorbeeld een thuis en een op kantoor, kunt u uw kantoorcomputer zo instellen dat een bestand wordt gedownload dat u op uw thuiscomputer vindt. Maar we hebben hulp nodig van Dropbox (of Google Drive).

Kopieer en plak de downloadlink op uw thuiscomputer in een tekstbestand. Sla het document vervolgens op met een unieke naam (bijvoorbeeld: 2bdld) in een Dropbox-map (bijvoorbeeld: lijst met downloads).

Maak op de kantoorcomputer een Hazel-regel die de map "Lijst met downloads" in Dropbox bewaakt. Stel de regel in om het 2bdld-tekstbestand te openen, zonder de gedownload tag, met behulp van een downloadmanager die URL-invoer van een tekstbestand kan accepteren. De meeste downloadmanagers kunnen dat doen.

Voeg nog een actie toe aan de regel om de notitie te taggen: gedownload nadat de downloadmanager deze heeft geopend. Deze actie zorgt ervoor dat één tekstbestand slechts één keer wordt geopend.

Om de map schoon te houden, kunt u een andere regel maken om tekstbestanden die ouder zijn dan één dag te verwijderen.

4. Rekeningen indienen in Evernote

Soms betekent papierloos leven dat u uw rommel van de echte wereld naar de digitale wereld verplaatst. Maar u kunt uw digitale facturen bij Evernote indienen met Hazel en AppleScript.

Maak een regel om de map te bewaken waarin u al uw digitale facturen bewaart. Stel de voorwaarden in die overeenkomen met het type facturen dat u wilt opslaan. Als de rekeningen van uw kabeltelevisie bijvoorbeeld pdf-documenten van XYZ Co. zijn, stelt u de voorwaarden in om alleen te werken voor pdf-bestanden van XYZ Co.

Voeg vervolgens dit script toe aan het deelvenster Acties:

vertel de applicatie "Evernote"

activeren

maak een notitie uit het bestand de bestandsnotitieblok "Notebook_Name" tags "Tag_Name1", "Tag_Name2", "Tag_Name3", "Tag_Name4"

einde vertellen

Zorg ervoor dat de Notebook_Name en alle Tag_Namen al in Evernote zijn gemaakt.

U kunt zoveel variaties op deze regel maken als u nodig heeft voor andere facturen of andere documenten.

5. E-mailbijlagen opslaan en sorteren in Mac-mappen

Wat als uw facturen via e-mail binnenkomen? Kun je ze in Evernote sorteren zonder een vinger uit te steken? Absoluut, met een beetje hulp van Dropbox, Gmail en IFTTT.

• Maak eerst een filterregel in Gmail zodat elke facturerings-e-mail van XYZ met bijlage (n) het label 'Facturering' krijgt (of een ander label naar keuze.
• Maak daarna een map in Dropbox genaamd "Billings" (of een andere naam die u kiest). U kunt hiervoor een bestaande Dropbox-map gebruiken.
• Creëer een IFTTT-regel om Gmail te verbinden met Dropbox. Stel het zo in dat alle e-mails met het label "Billings" worden opgeslagen in de Dropbox "Billings" -map.
• Pas de tips van nummer 4 hierboven toe op deze map.

Deze vijf voorbeelden zijn slechts het topje van de ijsberg van wat u met Hazel kunt doen. Ik hoop dat u kunt zien dat uw automatiseringshorizon zo ver gaat als uw verbeelding kan gaan.

ZIE OOK: 15 Chrome-trucs om uw productiviteit te verhogen

Gebruik je Hazel? Deel uw favoriete Hazel-regels in de onderstaande opmerking.