Gadgetshowto
Het lijdt geen twijfel dat e-mail een revolutie heeft teweeggebracht in de manier waarop we met elkaar communiceren. En hoewel mensen tegenwoordig steeds meer de voorkeur geven aan zaken als sociale netwerken en instant messaging-apps om met vrienden te chatten, blijft de waarheid dat als het gaat om goede communicatie, e-mail nog steeds het voorkeursmedium is..
Van universiteiten tot internationale bedrijven en van studenten tot CEO's, e-mail wordt vrijwel overal en door iedereen gebruikt. Dat gezegd hebbende, hebben we bijna allemaal meerdere e-mailadressen, bij een of (meer) van de vele e-mailproviders. Maar de echte vraag is: bevestigen we aan de protocol (len) voor correct e-mailgebruik?
Als je niet zeker weet wat het antwoord is, dan is dit artikel, waarin de fundamentele e-mailetiquettes worden onderstreept die iedereen zou moeten volgen, iets voor jou. Dus zonder verder oponthoud, hier gaan ze.
Basis e-mailetiquettes
1. Gebruik een professioneel ogend e-mailadres
Uw e-mailadres wordt vaak beschouwd als een indicatie van uw persoonlijkheid. Om deze reden is het belangrijk om een professioneel ogend e-mailadres te hebben, meestal met uw voor- en achternaam als onderdeel van de gebruikersnaam. Dit is zelfs nog belangrijker als u van plan bent het e-mailadres te gebruiken voor professionele communicatie (bijv. Cv's sturen naar recruiters, werkvoorbeelden verstrekken aan klanten).
Als de gebruikersnaam van uw keuze niet beschikbaar is, kunt u een nummer naar keuze toevoegen (bijv. geboortedatum) om er een te krijgen. Om een paar voorbeelden te noemen, [email protected] of [email protected] kunnen als goede keuzes worden beschouwd. Gebruik aan de andere kant zoiets als [email protected] of [email protected], en u kunt er vrij zeker van zijn dat uw e-mails niet eens door de ontvangers worden geopend.
Tip: Gebruik zoveel mogelijk een apart e-mailadres voor al uw professionele behoeften. En als u het niet erg vindt om een paar dollar uit te geven, kunt u het beste kiezen voor gehoste e-mail met uw eigen domein.
2. Voeg altijd een onderwerp toe en houd het duidelijk en beknopt
De onderwerpregel is een van de belangrijkste componenten van e-mail, zoals geeft de ontvanger direct een idee van de informatie die in de e-mail staat. Daarom moeten al uw e-mails een onderwerpregel hebben, zelfs als de inhoud niet zo belangrijk is. Het leeg laten van de onderwerpregel wordt gezien als onzorgvuldigheid van de kant van de afzender.
Nog belangrijker is dat de onderwerpregel moet beknopt en to the point zijn, zodat de ontvanger de inhoud van de e-mail zo snel mogelijk kan onderscheiden. Er zijn maar weinig voorbeelden Projectrapport bijgevoegd, Prestatie-enquête - vroegtijdige reactie gevraagd, en dingen zoals dat.
3. Gebruik standaardlettertypen en minimale opmaak
Het maakt niet uit hoeveel je van die mooie lettertypen op je pc houdt, ze zijn een absoluut nee-nee als het gaat om het opstellen van e-mails. Dat is omdat als u een niet-standaard lettertype gebruikt en het is niet geïnstalleerd op de computer van de ontvanger, zal de tekst van de e-mail er niet uitzien zoals bedoeld. Dit is de reden dat de meeste e-maildiensten slechts een paar standaard-, serif- en schreefloze lettertypen (bijvoorbeeld Times New Roman, Arial) beschikbaar hebben voor het opstellen van e-mail. En je moet je eraan houden.
Houd ook de opmaak in uw e-mail zo min mogelijk. Tenzij u een bepaalde sectie, regel etc. in de inhoud van de e-mail moet benadrukken, mag u geen highlights en kleuren gebruiken voor de tekst. In feite, de kleur van de e-mailtekst mag alleen zwart zijn, aangezien deze het meest leesbaar is.
4. Vermijd typefouten, onjuist grammaticagebruik en interpunctiefouten
Hoewel niet iedereen daar een grammatica nazi is, en het niet crimineel is om een of andere onbedoelde typefout in uw e-mails, onjuist taalgebruik, zinsopbouw enz., Geeft de ontvanger (s) over het algemeen een negatieve indruk. Het is dus uitermate belangrijk dat u controleer driemaal de onderwerpregel, hoofdtekst en alle andere tekstelementen van een e-mail op onbedoelde grammatica- en interpunctiefouten (en corrigeer ze, indien gevonden), voordat u op de knop "Verzenden" klikt.
Wat meer is, zou je moeten doen gebruik nooit meerdere leestekens (bijv. !!!) in uw e-mails. Hetzelfde geldt voor slangwoorden (bijv.LMAO), populaire weeën (bijv.Gotcha!) En emoticons. Al deze dingen zien er erg onvolwassen en onprofessioneel uit en kunnen het beste alleen worden gelaten voor sociale netwerken en instant chats.
Tip: Let altijd goed op hoe u de woorden, zinnen etc. in uw e-mails met een hoofdletter schrijft. Een e-mail (of wat dan ook) mag nooit in HOOFDLETTERS worden geschreven, omdat het wordt beschouwd als het internetequivalent van schreeuwen.
5. Geef bijlagen een beschrijvende naam
Vaker wel dan niet, moeten we meerdere bestanden als bijlage bij onze e-mails verzenden / ontvangen. Hoewel dit behoorlijk noodzakelijk is, is niets erger dan het ontvangen van een e-mail die is geladen met een groot aantal willekeurig genoemde bestanden (bijv. 022325kjsdgbs.pdf, oldverfileplcheck.doc) die nergens op slaan. Zo, elke keer dat u bijlagen met een e-mail verzendt, hernoem ze dan met een aantal beschrijvende bestandsnamen, zodat de ontvanger onmiddellijk de inhoud kent, zonder ze te hoeven openen. Als u uw cv bijvoorbeeld naar een potentiële werkgever stuurt, geeft u deze een naam zoals CurrentResume_JohnDoe. Simpel en gemakkelijk.
Ook, als u van plan bent een groot aantal te verzenden (bijvoorbeeld 20) bijlagen met een e-mail, het is beter om combineer ze in een gecomprimeerd archief eerste. Voor nog meer duidelijkheid kunt u details zoals het aantal bijlagen, de totale archiefgrootte enz. Afzonderlijk vermelden in de hoofdtekst van de e-mail.
6. Voeg altijd een handtekening toe
Een handtekening is nodig voor het correct sluiten of beëindigen van de hoofdtekst van de e-mail. Maar wat nog belangrijker is, het verleent ook een "authenticiteit" aan de e-mail en de inhoud ervan. Dus al uw e-mails moeten uw handtekening bevatten. Maak en bewaar gewoon een handtekening in de instellingen van de e-mail, en deze wordt automatisch toegevoegd aan het einde van elke e-mail die u opstelt.
Praten over "Wat" moet in de handtekening worden vermeld, het is iets dat u moet beslissen, aangezien het van persoon tot persoon verschilt. Dat gezegd hebbende, kunt u als algemene regel opnemen contactgegevens (bijv. officieel nummer, secundair e-mailadres), evenals links naar uw sociale profielen. Kortom, een handtekening moet dienen als uw digitale contactkaart. Maar overlaad het niet met teveel onnodige informatie.
7. Bevestig de ontvangst van e-mails
Moderne e-mail is zo ver gevorderd dat als je eenmaal op de knop "Verzenden" klikt, je er 200% zeker van kunt zijn dat het de inbox van de ontvanger een seconde of twee later zal bereiken. Zoals bij elke technologie, e-mail kan (en af en toe) ook last hebben van uitvaltijden. Dus als je eenmaal een e-mail hebt ontvangen (vooral als het belangrijk is), bevestig de ontvangst door de afzender te antwoorden met een klein bericht.
Ook al is het niet mogelijk om elke e-mail die u ontvangt te erkennen, moet u dat proberen. Wat nog belangrijker is, u zou moetenerkennen e-mail die per ongeluk is verzonden voor u, aangezien de afzender mogelijk op een antwoord van de andere kant wacht. Dit maakt de afzender op de hoogte van de fout en bespaart ook de werkelijke beoogde ontvanger van de e-mail wat problemen.
8. Gebruik de juiste aanhef
Wanneer we face-to-face met mensen praten, of zelfs aan de telefoon, beginnen we altijd met ze te begroeten. En dezelfde regel geldt ook voor e-mails, dus uw e-mails moeten altijd de juiste aanhef bevatten voor de ontvanger (s). Afhankelijk van wie u een e-mail stuurt, kan de aanhef formeel zijn (bijv. Geachte heer Johnson, professor Keller), of informeel (Hallo Adam, Hallo Jenna). Evenzo moet het einde (bijv. Met vriendelijke groet, met vriendelijke groet) dezelfde onderliggende toon hebben als de beginaanhef, evenals de algehele boodschap.
Het is vermeldenswaard dat u dat zou moeten doen gebruik geen uiterst informele en alledaagse begroetingen (bijv.Wat is er?) in e-mails. Het spreekt voor zich dat het als vrij onprofessioneel wordt beschouwd.
9. Gebruik niet elke keer Reply All
Er zijn momenten dat u een e-mail ontvangt die ook naar verschillende andere ontvangers wordt gestuurd (bijvoorbeeld een belangrijke kennisgeving in een bedrijf). Maar als u op dergelijke berichten reageert, moet u Gebruik haastig de optie "Allen beantwoorden". Dit stuurt het antwoord niet alleen naar de oorspronkelijke afzender, maar naar alle anderen die de e-mail hebben ontvangen, of het antwoord nu voor hen bedoeld is of niet. Dit is een perfecte manier om de inbox van de ontvangers te verstoppen.
Om deze reden, wees voorzichtig bij het beantwoorden van e-mails met meerdere ontvangers en gebruik de optie "Beantwoorden". Alleen als u er 100% zeker van bent dat uw antwoord bedoeld is voor iedereen in de lijst met ontvangers, moet u de optie 'Allen beantwoorden' gebruiken.
10. Gebruik de velden Cc en Bcc correct
Samen met het 'Aan'-veld, de'Cc"En"Bcc”Velden zijn iets waarvan iedereen die ooit een e-mail heeft gehad, weet. Maar zelfs daarna gebruiken de meeste mensen ze niet op de juiste manier.Hier is een overzicht wat ze zijn en wanneer ze moeten worden gebruikt
- CC: Staat voor Carbon copy. Als er zijn sommige ontvangers naar wie u een e-mail wilt sturen, maar niet wilt dat ze weten dat deze e-mail 'alleen' voor hen bedoeld is, voer hun e-mailadressen in dit veld in. Elke ontvanger kan de e-mailadressen van anderen zien in het Cc-veld.
- Bcc: Afkorting voor Blind Carbon Copy. Als er zijn meerdere ontvangers die u een e-mail wilt sturen, maar wilt dat ze zichzelf zien als de enige ontvangers van de e-mail, voer hun e-mailadressen in dit veld in. Elke ontvanger in een Bcc-veld kan alleen zijn eigen e-mailadres zien, en niet die van de anderen. Deze optie is beter geschikt voor privacy.
11. Beantwoord e-mails tijdig
Gezien het aantal e-mails dat we dagelijks ontvangen, is het bijna onmogelijk om ze allemaal meteen te beantwoorden. Echter, zelfs als een e-mail een beetje weinig prioriteit heeft, moet u proberen er tijdig op te reageren. Over het algemeen moet dit binnen 24-48 uur na ontvangst van een e-mail zijn. En als u enige tijd niet op e-mails kunt reageren (bijvoorbeeld vanwege een pauze), gebruik de auto-responder- of vakantie-responder-functie, die de meeste e-maildiensten hebben.
12. Formatteer e-mails correct voordat u ze doorstuurt
Zodra de knop "Doorsturen" wordt ingedrukt in een e-mail, het volledige bericht (inclusief eventuele afbeeldingen, verkeerd uitgelijnde tekst enz.) is vreemd ingesprongen naar rechts, en ingevoegd in een lege e-mail, zodat u de e-mail-ID's van de ontvangers kunt invoeren en verzenden. Dit verknoeit niet alleen de opmaak van de originele e-mail, maar ook introduceert veel witruimte en extra symbolen (>) in het doorgestuurde e-mailblok, wat op zijn beurt de e-mail bijna onleesbaar maakt.
Om het op te lossen, zou je dat moeten doen formatteer de doorgestuurde e-mail correct wanneer deze is ingesloten in een lege e-mail. Dit omvat het verwijderen van de extra witruimte, evenals het verwijderen van extra tekens, lege regels en dergelijke.
ZIE OOK: Beste Evernote-tips en -trucs
Gebruik e-mail zoals het bedoeld is
Aangezien dit het belangrijkste communicatiemiddel is in de huidige wereld van internet, is het uitermate belangrijk dat e-mail wordt gebruikt in overeenstemming met de juiste regels, waaronder alles, van hoe u de ontvangers begroet tot de lettertypestijl die u kiest. En de hierboven beschreven etiquettes helpen u daarbij, en zorgen zo voor een algeheel betere en productieve e-mailervaring. Dus probeer ze uit en laat ons je favorieten weten in de reacties hieronder.
